Rabu, 22 Mei 2013

Teliti, Persyaratan sebagai Petugas Gudang




Kesalahan dalam mengambil barang tidak hanya berakibat pada selisih stock, tetapi juga kerugian yang besar bila perbedaan harga barang yang salah ambil cukup besar. Bila telah dikirimkan kepada pelanggan, meskipun ada pelanggan yang menyampaikan kesalahan kirim tersebut tetapi umumnya pelanggan tak menyampaikannya. Bila kesalahan kirim terjadi dengan harga yang lebih rendah, pelanggan komplain dan meminta untuk dikirimkan sesuai dengan pesanannya. 

Kerja petugas gudang yang tidak teliti juga berdampak pada ketidakmampuan perusahaan dalam memenuhi pesanan yang telah dijanjikan. Pelayanan inilah yang membawa dampak kerugian yang besar, dimana perusahaan bisa kehilangan pelanggannya. Berbagai upaya dilakukan oleh manajemen untuk menghindari kejadian salah kirim barang. Dilakukan evaluasi ketelitian petugas gudang. Mereka yang teliti, diberi tugas untuk mengambil barang, ditempatkan sebagai checker atau pemeriksa barang sebelum di packing dan dikirimkan ke pelanggan. Ketelitian karyawan gudang juga dapat diidentifikasi melalui karakter. Ada individu yang dilahirkan dengan memiliki kemampuan dexterity dan visual serta classification yang baik, mereka adalah individu yang memiliki kecenderungan teliti dalam menempatkan sesuatu atau dalam melakukan penataan barang. identifikasi petugas ini dapat dilakukan dengan fingerprint test

Konsultan gudang bekerja dengan pengawas gudang yang mengelola 11.000 item barang dan mampu bekerja tanpa selisih selama 2 tahun. Pihak manajemen menghendaki adanya program maintenance untuk membentuk kebiasaan menjadi teliti. Ya, ketelitian bisa dididik dan dilatih melalui pembiasaan dengan feedback yang disampaikan kepada karyawan. Melalui umpan balik mereka dibentuk untuk bekerja “100% Right”. Memang diperlukan waktu yang cukup dalam membentuk kebiasaan. Seorang perokok yang tidak merokok selama 2 tahun, masih memiliki peluang untuk kembali merokok. Semakin panjang waktu pembentukan melalui feedback maka semakin kecil peluang untuk menjadi tidak disiplin.

Pembentukan kebiasaan teliti konsultan gudang memulai dengan memberikan pemahaman kepada karyawan. Tujuan membentuk kebiasaan teliti adalah untuk kepentingan karyawan sendiri. Menjadi orang yang teliti, sangat membantu karir karyawan dimasa depan. Pedulikan nasib dirimu sendiri, karena hanya mereka yang mampu mengubah nasibnya sendiri. Pemahaman tentang adanya konsekuensi yang akan diterima atas tindakan mereka, bertujuan untuk kebaikan karyawan. 

Konsultan gudang membentuk keyakinan karyawan melalui pemahaman tentang prosedur kerja yang diterapkan. Mereka diajak untuk menilai prosedur dan mencari peluang terjadinya penyimpangan yang bisa terjadi. Apabila semua keraguan mereka untuk bekerja tanpa selisih telah terjawab melalui prosedur kerja maka tumbuh keyakinan untuk bekerja tanpa selisih. Konsultan gudang bersama karyawan gudang melakukan identifikasi apa saja faktor penyebab selisih dari penerimaan barang, pengeluaran barang, input data barang, pelaksanaan opname barang. Apa saja yang menyebabkan seorang petugas gudang melakukan kesalahan ambil barang? 

Setelah mereka yakin bahwa menjadi sesuatu yang memungkinkan untuk bekerja tanpa selisih, bekerja “100% Right” maka program pembiasaan menjadi teliti dibentuk. Karyawan perlu memperhatikan hal kecil dari setiap tindakannya. Kerapian penataan barang merupakan latihan pembentukan bekerja dengan hati-hati. Konsultan gudang membentuk kebiasaan menempatkan segala sesuatu pada tempatnya, membentuk kebiasaan untuk tidak bekerja sembarangan. Perilaku menjaga kebersihan gudang, membentuk kebiasaan memperhatikan adanya penyimpangan yang kelak menjadi sumber kesalahan kerja. Program 5S diterapkan dengan menggunakan checklist detail yang disosialisasikan ke karyawan. Konsultan gudang membuat checklist detail dibuat untuk menghindari kesalahan persepsi yang berakibat sakit hati pada diri karyawan. Oleh karena itu cara terima barang, cara menempatkan, cara memberi kode, cara menumpuk, cara menempatkan item yang sama, cara mengambil, cara menempatkan barang lebih, cara menempatkan alat handling material .......  dll,dibuat dan disepakati oleh karyawan. 

Konsultan gudang perlu melibatkan setiap karyawan gudang dalam program. Masing-masing karyawan memiliki tanggung jawab yang jelas sehingga umpan balik dapat disampaikan pada orang yang tepat. Konsekuensi diterapkan dan mereka mendapatkan kompensasi yang cukup atas kesungguhannya. Program pengaturan dan pengelolaan manajemen keuangan di ajarkan, sehingga mereka bisa merasakan manfaat nyata dari upaya tuk mencapai target mereka. Bila uang incentif tersebut salah penggunaan maka dalam periode waktu tertentu mereka tidak merasakan lagi sebagai sebuah manfaat. Manfaat bukan sesuatu yang diterima tetapi mereka bisa menikmati dan kepuasan atas apa yang mereka bisa capai dalam kehidupan mereka. 

Konsultan gudang berbagi pengalaman berharap tuk datangkan manfaat, brainware management mengajarkan bahwa tidak hanya aspek dalam pekerjaan yang perlu di manage tetapi aspek kehidupan yang lebih baik bisa dicapai oleh siapapun yang menghendakinya. Bermanfaatlah bagi kehidupan,

Salam Sukses Selalu.

Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution
031-8781491

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar